Boots验厂社会责任审核文件清单
2018-03-01
SA Audit Document List Boots验厂社会责任审核所需文件清单：
1、Floor plan 厂区平面图
1) 附加厂房的消防逃生图和宿舍的消防逃生图，
2) 工厂和车间的每层楼都要张贴至少一份逃生图，逃生图上标明灭火器、消防栓和紧急出口的标志，并且一定要有站立点的标记
2、Business registration certificate 营业执照
1) 不可以过期,
2) 如果执照上的公司名称和地址和现正在使用的不符，准备一份公司申明，盖上公章証明正確的資料
3) 要营业执照的副本，并且要年审盖章的
3、Name list of employees boots验厂员工花名册检查 (全厂员工名册）
1) 不能有年纪未满16岁的童工和未满16岁的暑假工；
2) 16到18岁的未成年工人要有健康体检还要到社保部门登记，拿到社保部门的许可证；
3) 工厂区域内包括食堂绝对不要出现小童，包括老板、员工的小孩，因为他们有可能去到车间受到伤害；
4) 如果被查到童工, 工厂要负责为他们找到学校，供他们读完书. 這是十分嚴重的不乎點, 必会影响和客人的订单及合作
4、Payroll records Boots验厂最近12个月工资记录检查（员工签名工资条或银行转帐凭证）
1) 按时间顺序把文件排好；
2) 打印好当地政府1年内关于最低工资标准的文件，如果有更新，最新的要准备好；
3) 验厂的时候审核员会问会计怎么算的工资，所以会计要到场；
4) 按要求加班是付1.5倍工资，周末加班是付2倍工资
5) 1年内离职的员工记录也要保留
6) 工薪单保留一年，合同保留2年
5、Attendance records 对应以上12月工时记录
1) 按时间顺序把文件排好；
2) 如果是在电脑里面存档的，等审核员去抽查也可以；
3) 按劳动法的规定，每天正常上班是8个小时，每天加班不能超过3个小时，1个月累计加班不超过36小时；
4) 按要求加班是付1.5倍工资，周末加班是付2倍工资
5) 1年内离职的员工记录也要保留
6) 每7天要有至少 1天休息
6、CCWH or OT waiver Boots验厂-综合计时或延长加班批文 （需要劳动局批示）
1) 有的工厂有明显的淡季和旺季，劳动局会批准旺季的时候工厂的加班时间可以超过36小时每个月；
2) 没有这个批文关系不大
7、Payment receipt of social insurance schemes 最近12个月社会保险之缴费收据
1) 银行回单之类的证明文件；
2) 有的员工放弃购买某个险种，必须写一份证明放在合同文件里
3) 社保的地税单需要保留并且要标明所交的保险种类
8、Records of paid annual leave 有薪年假记录
1)有做到的提供文件证明；
2)如果还有实行，可以以文件形式通知工人，并确保工人了解这个事情；
3)工作满1到10年的员工要有5天假，10到20年的有10天，20年以上的15天，以上假日不包括法定假期
4)農曆新年法定假期為3天,其餘放假的日子員工需要作假期申請記錄
9、Factory regulations 厂规或员工手册（招聘，奖惩，考评，工资，工时，福利制度）
1)没有相关规定的就补上
2)附加惩罚制度+培训制度，以文件形式通告给工人知道的
10、Employment registration records 员工入职登记表（附身份证复印件）
1) 一年內離職员工的資料也要保全
2) 管理人员请认真检查每个员工的身份正复印件，不满18周岁的未成年工请特别注意
11、Labor contracts Boots验厂劳动合同审核
1) 注意有的员工到期了要续签
2) 离职的员工合同要保留2年
3) 一年合約的試用期為一個月，3年合約的是3個月
12、Leave applications 员工请假表（最近12个月）
1) 审核员会将这个资料和打卡记录工资合起来对
13、Health examination / registration of juvenile workers 未成年工体检证明/劳动部门登记表
1) 如果没有未成年工就不用提供
14、Trade Union / Worker organization
工会委员名单，章程，会议记录 (或其他员工组织，未建立工会则不需提供)
1) 员工代表+管理人员代表已文件形式通告全厂员工
2) 要确实组织员工代表和员工定期开会，并做好会议记录，员工反映的问题都怎么解决了，提供文件等记录
15、O-chart of safety committee, safety procedures, emergency preparedness
安全委员会架构图，工厂安全制度，紧急事故处置预案
16、First aid certificates 急救员证书如果没有 请去咨询医院，2-3个工作日可以办出来，要求是一个班1个，一般2-5人左右
17、Fire drill records Boots验厂消防演习记录检查 （最近2次演习计划，照片）
1) 全厂员工都要参与
2) 不只是 车间，宿舍 也要消防演习记录
3) 一定要有照片记录
4) 车间和宿舍各1年演习2次
18、Fire prevention certification / filling 厂房/宿舍等 建筑物消防验收合格证/备案
1) 要详细的资料，最好上面有工厂 名称和地址
2) 没有的找房东要，盖好房子的时候应该验收时都有提供的
19、Injury records Boots验厂对最近12个月工伤记录审查
1) 附加急救箱记录
2) 过期药品销毁记录
3) 急救箱里面不能有内服药品
4) 急救箱里面的物品请提供以下任意6-7种：绷带，烧伤膏，棉球，急救乳膏，一次性手套，胶带，洗眼剂，消毒水，外用酒精，红药水
5) 车间和宿舍办公室都要有至少1个急救箱，确保每个工人知道放在哪里
6) 工伤记录需要做成表格的形式（工伤表）
20、SDS for hazardous substances / chemicals 化学品危险品清单及物料安全资料卡
1) MSDS的复印文件形式,可以向供應商索取資料
2) 工厂所有正在使用的化学品都要准备好MSDS的资料及清單
3) 然后摘取其中的重要部分例如成分，注意事项等做成小卡片，贴在车间的所有化学品容器上，仓库里面的所有化学品也都要贴
4) 所有化学品都要使用第二容器来存放，包括车间和仓库，可以使用金属或塑料的托盘等
21、Safety training records (Fire safety, Job safety, PPE, Chemical)
安全培训记录 (消防安全培训/岗位安全培训/个人防护用品培训/化学品使用培训等)
1) 以文件的形式记录下来 给审核员看
2) 要有定期的培训记录
22、Occupational health examination records Boots验厂-职业健康检查/体检报告
1)针对危险工作岗位的体检报告，主要是心肺，听力等项目
2)有体检健康证套餐（医院文件必须标明套餐所检查体检项目的内容）
3)体检项目针对工种例如：喷油，丝印，抛光（粉尘），烧焊（眼）,操作嘈音機器(聽力), 處理化學品
23、Work permits for special & dangerous operations 特种作业工操作证（电工/焊工/锅炉工/压力容器操作工/起重机作业工等）
1)注意不要过期
24、Safety documents for Special equipments 特种设备档案 (电梯/锅炉/压力容器/叉车/起重机等使用许可证或定期安检报告)
1) 注意不要过期
25、Hygiene Certificate for the canteen in factory 食堂卫生许可证注意不要过期
26、Health Certificate of food operators 食堂工作人员健康证
1) 注意不要过期
2) 所有饭堂工作人员都要有
27、Environmental documents BOOTS验厂-环保文件(环评报告/环境项目竣工验收报告/排污许可证/危废回收商资质证明/危废转移合同/危废交运联单)
1) 喷漆工序必须有排污证
2) 环保批文是建厂的时候就有的 没有可以问问房东
3) 危险品废品的回收公司的营业执照上面 经营范围应该有回收危废品的内容
4) 留申请环评报告的文件的申请表
5) 若危废是由供應商回收, 需向供应商取危废回收商资质证明/危废转移合同/危废交运联单
6) 排污缴费单证明，单据上必须要有排污物的具体内容
